Dokumentide kinnitamise korralduse näidis. Esmaste dokumentide allkirjastamise õiguse korraldus. Kuidas vormistatakse volitatud isiku allkiri?

Algdokumentide allkirjastamise õiguse korraldus koostatakse juhtudel, kui ettevõtte juht peab volitama mõnda oma alluvat erinevate dokumentide kinnitamiseks.
Reeglina on selline praktika levinud suurtes ja keskmise suurusega organisatsioonides, kus direktoril ei ole füüsiliselt võimalust tutvuda ja viseerida kõiki kehtivaid pabereid.

FAILID

Mis on põhidokumendid

Esmane dokumentatsioon sisaldab kõiki raamatupidamis- ja maksuarvestuse dokumente:

• teod,
• ekstraktid,
• sertifikaadid,
• saatelehed jne.

Enamasti tuleb need dokumendid vormistada ilma ühegi veata ja samal ajal kinnitatud vastutavate töötajate ja/või ettevõtte direktori allkirjadega.

Kellel on algdokumentide allkirjastamise õigus

Põhimõtteliselt on allkirjaõigus neil töötajatel, kes oma tööülesannete tõttu puutuvad pidevalt kokku “esmasega”:

• raamatupidamis- ja majandusosakondade spetsialistid,
• juhid ja müügiosakondade juhid,
• kohaletoimetamise autojuhid,
• logistikud,
• kaugemate filiaalide ja eraldiseisvate osakondade töötajad ja juhid.

Kes koostab tellimuse

Korralduse võib koostada iga ettevõtte töötaja, kelle tööülesannete hulka kuulub selle ülesande täitmine ja kellel on vajalik pädevus, teadmised ja oskused haldusdokumentide vormistamiseks.
Enamasti on selleks õigusnõustaja, personaliametnik või sekretär.

Kuid kes on korralduse kirjutamisega otseselt seotud, peab selle esitama ettevõtte direktorile läbivaatamiseks ja kinnitamiseks, kuna ilma tema allkirjata seda dokumenti kehtivaks ei loeta.

Allkirjaõiguste andmise kord

Esiteks teeb ettevõtte juhtkond kindlaks töötajad, kes oma töövaldkonnast tulenevalt puutuvad pidevalt kokku erinevat tüüpi dokumentidega. Seejärel otsustatakse, kuidas neile allkirjaõigus anda. Seda saab teha kahel viisil:

• spetsiaalse volikirja koostamine,
• tellimuse kirjutamine.

Volikiri on asjakohane juhtudel, kui dokumente allkirjastatakse mitte ainult ettevõtte territooriumil, vaid ka mujal: näiteks kui ekspedeerija juht saab lasti partnerorganisatsiooni laost või kui raamatupidaja saab pangakonto väljavõtte jne. . Veel üks volikirja eripära on see, et seda saab väljastada mitte ainult ettevõtte täiskohaga töötajale, vaid ka välisele isikule.
Telli Sama kehtib ainult nende töötajate kohta, kes on ettevõttes registreeritud ja saavad õiguse allkirjastada rangelt ettevõttesiseseid dokumente.

Pärast korralduse koostamist peab ettevõtte juht kontrollima selles nimetatud alluvate allkirju oma autogrammiga.
Tellimuse kestus määratakse individuaalselt: see võib olla tähtajatu või koostatud perioodiks üks kvartal, kuus kuud, aasta jne. olenevalt olukorrast ettevõttes.

Tellimuse alus

Vastavalt korralduste koostamise üldtunnustatud standarditele peab igal sellisel dokumendil olema teatud alus. Sel juhul on see föderaalseadus raamatupidamise kohta 6. detsembrist 2011 nr 402 (artiklid 7 ja 9). Samal ajal võib korralduses näidata kas otselinki sellele või lihtsalt kirjutada "Selleks, et tagada kehtivate õigusaktide normide järgimine" - ka sellist sõnastust ei loeta rikkumiseks.

Kuidas tellimust kirjutada: põhireeglid ja näidis

Tänapäeval ei ole ühtset ühtset tellimisvormi esmaste dokumentide allkirjastamise õiguse saamiseks kõigile, nii et ettevõtted ja organisatsioonid saavad selle kirjutada mis tahes kujul või ettevõtte raamatupidamispoliitikas kinnitatud mudeli järgi.
Mõnest standardist tuleb siiski kinni pidada. Eelkõige peab tellimuses olema märgitud:

• tellimuse number,
• koostamise kuupäev,
• firma nimi,
• asukoht, kus ettevõte on registreeritud.

Põhiosas on vaja loetleda kõik, kellel on algdokumentide allkirjastamise õigus, märkides:

• positsioonid,
• perekonnanimi-nimi-isanimi,
• dokumentide loetelu, millele konkreetsel töötajal on õigus alla kirjutada.

Tuleb märkida, et korraldus võib puudutada kas ühte organisatsiooni töötajat või tervet isikute rühma.

Kuidas tellimust esitada

Samuti võib tellimuste vormistamise lähenemine olla täiesti ükskõik milline: ettevõtetel on õigus kasutada nende haldusdokumentide koostamiseks lihtsaid A4 või A5 lehti või oma kirjaplanki. Sel juhul võib korralduse kirjutada käsitsi või trükkida arvutisse – see ei mängi dokumendi seaduslikkuse määramisel mingit rolli.

Selle kõige juures peab aga korraldus olema kinnitatud ettevõtte juhi või muu sellise paberi viseerimiseks volitatud töötaja allkirjaga.

Lisaks peavad dokumendiga allkirjastamiseks tutvuma kõik selles nimetatud isikud ja selle täitmise eest vastutavad töötajad.
Kas panna tellimusele pitsat või mitte, on koostaja valik, kuna see puudutab ettevõtte sisemist dokumendivoogu ning alates 2016. aastast kehtib juriidiliste isikute tegevuses pitsati ja templi kohustusliku kasutamise nõue; on seadusega kaotatud.

Tellimus koostatakse tavaliselt ühes originaaleksemplaris.

Pärast tellimuse kirjutamist

Pärast korralduse nõuetekohast koostamist, täitmist ja väljastamist tuleb seda kogu kehtivusaja jooksul hoida koos ettevõtte muude asjaajamisdokumentidega. Pärast asjakohasuse kaotamist tuleks see üle anda arhiivi, kus seda säilitada seaduse või kohalike eeskirjadega kehtestatud aja (kuid mitte vähem kui kolm aastat), seejärel saab selle utiliseerida.

See dokument on raamatupidamisalaste õigusaktide nõuetest tulenevalt vajalik igale organisatsioonile. Sellest artiklist leiate dokumentide allkirjastamise õiguse korralduse näidise, saate teada selle täitmise nüansside kohta ja ka seda, millistel juhtudel peate volikirja koostama.

Algdokumentide allkirjastamise õigus: korraldus või volikiri?

Valik kahe regulatiivse allika vahel sõltub juhi eesmärkidest: kui eeldatakse, et on vaja allkirjastada ettevõttesisesed dokumendid, on optimaalne lahendus korralduse andmine. Kui plaanite allkirjastada ja üle anda pabereid väljaspool ettevõtet (näiteks kauba saatmise kaaskirjad või arved), siis on eelistatav valida volikiri. Turvalisuse ja ärisaladuse kaitse eesmärgil kardavad paljud nii tõsiseid volitusi üle anda kolmandatele isikutele, kes ei ole ettevõtte töötajad, mistõttu on tellimuste praktika kõige levinum. Juhtudel, kui juht kavatseb aga töötajale usaldada hulga pisiülesandeid ega ole valmis talle globaalses mõttes allkirjaõigust andma, saab ta väljastada ka talle volikirja.

Mõlemas aktis tuleb aga märkida: volitatud isiku isikuandmed; paberite nimed, millele ta saab alla kirjutada. Samuti peaks ettevõtte juht mõlemal juhul kinnitama volitatud isiku allkirja näidise, mis tuleks paigutada ankeedi eraldi veergu.

Allkirjaõiguste andmise korralduse näidis

Juhataja saab anda allkirja võimaluse pearaamatupidajale, tema asetäitjale või teisele maksu-, finants- ja juriidiliste paberite vormistamise juhina tegutsevale töötajale. Algdokumentide allkirjastamise õiguse korralduse saab väljastada vabas vormis, kuna kehtivad õigusaktid ei kehtesta ühtset vormi. Vastavalt väljakujunenud dokumendihaldustavale peaks vorm siiski näitama:

• ettevõtte nimi, selle andmed;
• vormi üksikasjad (number ja kuupäev);
• allkirjaõiguse üleandmise õiguslik alus (artiklid 7 ja 9 6. detsembri 2011. aasta föderaalseadus N 402-FZ “Raamatupidamise kohta”);
• Nende töötajate täisnimi ja ametikoht, kellele allkirjaõigus üle läheb;
• dokumentide loetelu, millele isikul on õigus juhile allkirja anda;
• volitatud isiku ja direktori allkirja näidis.

Tellimuse näidis arvete allkirjastamise õigusel

Samal põhimõttel saate üle kanda mitte ainult esmaste, vaid ka finantsdokumentide allkirjastamise võimaluse. Sellised toimingud toovad aga kaasa töötaja suurema vastutuse, kuna need võivad organisatsioonile tõsist kahju tekitada. Vajalik on, et töötajal oleks piisav kvalifikatsioon ja uued volitused vastaksid tema ametijuhendile.

Ahenda saadet

Dokumendile allkirja küsimisel on see väga oluline. Tõepoolest, rikkumiste korral loetakse dokument volitatud isiku poolt allkirjastamata, s.t. millel puudub seaduslik jõud.

Ahenda saadet

Käsk on õigusakt, mille annab valitsusasutuse (struktuuriüksuse) juht, tegutsedes käsuühtsuse alusel, et lahendada selle asutuse ees seisvad põhi- ja tegevusülesanded. Mõnel juhul võib see puudutada paljusid organisatsioone ja ametnikke, sõltumata alluvusest (Dokumendiliikide ja -sortide lühisõnastik, NSV Liidu Ministrite Nõukogu juures asuv peaarhiividirektoraat, VNIIDAD, riigi muinasaktide keskarhiiv. - M., 1974).

Korraldus on valitsusasutuse, valitsusasutuse või äriorganisatsiooni juhi akt, mis sisaldab töötajatele kohustuslikke juhiseid (tänapäevane majandussõnastik).

Tellimus on organisatsiooni- ja haldusdokument, mis on seotud organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemiga (USORD), mis sisaldub OK 011-93 “Ülevenemaaline juhtimisdokumentatsiooni klassifikaator” (OKUD)) (klass 0200000).

Kuidas saada allkirjaõigusi?

Põhitegevuse ja personali kohta antakse korraldusi. Ettevõttes kirjutab korraldusele tavaliselt alla juht. Selgitame, millel tema volitused põhinevad.

Juriidilise isiku täitevorgan kehastab asutajate (osalejate) tahet ja juhib organisatsiooni jooksvat tegevust. Samal ajal võib ta olla kas individuaalne - organisatsiooni peadirektor (või direktor) või kollegiaalne - juhatus (või direktoraat). Organisatsiooni põhikirjas on kirjas, millised õigused on peadirektoril ja juhatusel (kui see on ette nähtud). Harta määrab kindlaks vastava täitevorgani pädevusse kuuluvate dokumentide kinnitamise (allkirjastamise) korra. Seetõttu peate ettevõttes korralduste allkirjastamise õiguse mõistmiseks hoolikalt läbi lugema ettevõtte põhikirja.

Vaata harta väljavõtte näidisvormingut näites 1. Vaadeldava olukorra puhul on võtmefraas „7.4. Ettevõtte peadirektor: ... annab korraldusi ja juhiseid, mis on kohustuslikud kõigile Ettevõtte töötajatele. See sõnastus tähendab, et organisatsioonis saab korraldusele alla kirjutada ainult selle peadirektor.

Näide 1

Harta kajastab korralduste allkirjastamise õigust ainult peadirektori poolt

Ahenda saadet

Näide 2

Korralduste allkirjastamise õiguse delegeerimine jooksvalt

Ahenda saadet

Aga korraldusele võib alla kirjutada ka mõni teine ​​ametnik, samuti on võimalikud mitmed variandid. Süstematiseerime need, näidates, kes saab ettevõtte peadirektori korraldusele alla kirjutada ja millistes dokumentides need volitused on fikseeritud:

Tähtis! Kui delegeeritakse dokumendi allkirjastamine, mis on "käibes" mitte ainult organisatsiooni sees, vaid tuleb esitada ka kolmandatele isikutele, siis tuleb lisaks kinnitada allkirjaõigus volikiri. Tavaliselt see korralduste allkirjastamise kohta ei kehti. Sagedamini on see seotud kirjade, lepingute, maksuaruannete jms. Volituste teemat käsitleme lähemalt ajakirja järgmistes numbrites.

Vaatame lähemalt varianti nr 2.1 - ajutiselt äraoleva juhi volituste delegeerimine hartaga.

Näide 3

Peegeldus ajutiselt äraoleva peadirektori volituste delegeerimise hartas

Ahenda saadet

Peadirektori puhkuse, ajutise puude või lähetuse tõttu äraoleku ajal täidab tema ülesandeid peadirektori asetäitja, kes omandab vastavad õigused ja vastutab talle pandud ülesannete täitmise kvaliteedi ja õigeaegsuse eest. .

Sel juhul saab töötajast peadirektori kohusetäitja, kes tegutseb harta alusel ja vastavalt sellele on tal kõik viimase volitused, sealhulgas õigus allkirjastada oma pädevuses olevaid dokumente. Peadirektori kohusetäitja volitusi saate kolmandatele isikutele (vastaspooled, reguleerivad asutused) tõendada järgmiste dokumentidega:

• põhikirja notariaalselt kinnitatud koopia või selle väljavõte, milles on märgitud, kes juhib juriidilist isikut peadirektori äraolekul;
• korraldus vastava isiku nimetamise kohta peadirektori asetäitja ametikohale;
• peadirektori puudumist kajastav dokument (haigusleht või korraldus lähetusse või puhkusele).

Kui hartaga on kehtestatud peadirektori ülesannete täitmiseks selline kord, siis saab puuduva juhina nimetada ainult põhikirjas nimetatud ametniku. Meie puhul on selleks peadirektori asetäitja.

Nüüd kaaluge varianti nr 2.2, millal ajutiselt äraoleva juhi volituste delegeerimine vormistatakse korraldusega(Näited 4 ja 5 näitavad selliste tellimuste näiteid).

Sellisel juhul peate kohusetäitja volituste kinnitamiseks esitama:

• korraldus peadirektori ülesannete täitmise kohta seoses tema lähetuse, puhkuse või ajutise puudega;
• kui selles järjekorras on märgitud täisnimi. tegutsedes, mitte ainult tema alalisel ametikohal, siis ei nõuta konkreetse isiku sellele ametikohale määramise korraldust;
• peadirektori puudumist fikseeriv dokument.

Näide 4

Ühekordne volituste delegeerimine puuduvale juhile

Ahenda saadet

Näide 5

Puuduva juhi volituste delegeerimine jooksvalt

Ahenda saadet

Kuid on veel üks eksootiline variant, nimetagem seda nr 3. Praktikas on olukord võimalik, kui eelmine tegevjuht lahkus ja asutajad pole veel uut leidnud. Kui seda olukorda hartas ette ei näe, määrab osalejate (aktsionäride) koosolek ajutise isiku. Selleks on vaja koostada koosoleku protokoll, kus see ametikoht ajutiselt teatud isikule üle antakse. Just see dokument kinnitab kolmandatele isikutele ajutise juhi volitused ja allkirjaõiguse.

Kuidas täita "allkirja" üksikasju?

Nüüd mõtleme välja, kuidas seadistada dokumentide allkirjastamise tuvastatud olukordade jaoks atribuut "allkiri". Alustame tühisustest – tsiteerime organisatsiooni- ja haldusdokumentides selle detaili kujundamise üldreegleid, millele korraldus kehtib.

Dokumendi fragment

Ahenda saadet

GOST R 6.30-2003 “Ühtne organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele"

3.21. Detail “Allkiri” sisaldab: dokumendile alla kirjutanud isiku ametikoha nimetust (täielik, kui dokument ei ole vormistatud kirjaplangil, ja lühendatult kirjaplangil vormistatud dokumendi puhul); isiklik allkiri; allkirja dekrüpteerimine (initsiaalid, perekonnanimi)…

Dokumendi fragment

Ahenda saadet

Ametniku allkiri

Allkiri sisaldab: dokumendile alla kirjutanud isiku ametikoha nimetust (ametliku vormi kasutamisel ametikoha nimetust ei märgita), isiklikku allkirja ja selle dekodeerimist (initsiaalid ja perekonnanimi)…

Nagu ülaltoodud väljavõtetest dokumentidest näeme, märgitakse atribuudi “allkiri” registreerimisel dokumendile allakirjutaja (mitte “kelle jaoks” ta seda teeb) positsioon. Lisaks tuleb arvestada, et korraldusi ei väljastata ametniku kirjaplangil, vaid ainult organisatsiooni kirjaplangil. Seetõttu on ametikoht märgitud lühidalt (st ilma organisatsiooni nime kordamata).

Seega, kui korralduse on allkirjastanud peadirektor, näeb atribuut "allkiri" välja selline, nagu on näidatud allpool näites 6, samuti näidetes 2, 4 ja 5 (tuletame meelde, et korraldustele ei panda templit).

Näide 6

Ahenda saadet

Kui korraldusele kirjutab alla mõni teine ​​ametnik, kellele oli algselt antud õigus hartaga (meie klassifikatsiooni järgi on see olukord nr 1.2) või juht delegeeris selle korraldusega, olenemata tema puudumisest/kohalolekust (olukord nr 1.1) , siis tuleks ametikoht kirjutada selle isiku atribuudile "allkiri":

Näide 6

Peadirektori allkiri korraldusel

Ahenda saadet

Kui dokumendile on allkirjaõigus ainult juhil ja see läheb lisaks muudele õigustele ja kohustustele üle ka äraoleku ajal oma ülesandeid täitvale isikule, siis on asjakohane sõna “tegutsemine”. või "näitlemine". Isegi kui Muhhini peadirektorina tegutseb tema asetäitja Artemenko, tuleb olukordades nr 2.1, nr 2.2 ja nr 3 tema allkiri vormistada järgmiselt (isiklik õitseng ja selle ärakiri kuuluvad Artemenkole ning ametikoht on märgitud märkusega “peadirektori kohusetäitja”):

Näide 6

Ahenda saadet

Näide 7

Peadirektori kohusetäitja allkiri

Ahenda saadet

Oleme olemasolevate projekteerimisreeglite alusel välja selgitanud võimalikud võimalused pädevaks käitumiseks erinevates olukordades. Teeme nüüd olulise lahtiütluse. Kõik ülaltoodud tsitaadid koos "allkirja" rekvisiidi registreerimise reeglitega on soovitusliku iseloomuga, seega Soovitame lugejatel kajastada „allkirja“ rekvisiidi registreerimise korda oma organisatsiooni kontoritöö juhendis, mis võib olla sama, mis ülaltoodud soovitused. Sel juhul legaliseeritakse teie organisatsiooni jaoks allkirja rekvisiidi registreerimine.

Täiesti erinev on olukord juhul, kui juht (näiteks Ivanov) läks ootamatult komandeeringusse, haigestus või läks teisele puhkusele, samas kui dokumentide allkirjastamise õiguse delegeerimine organisatsioonis jäi vormistamata. Noh, kas see on tuttav olukord?

Ja siin saavad kõik hakkama nii nagu oskavad. Levinumad dokumentide allkirjastamise võimalused on:

• märkige ametikoht ja selle dekodeerimine, nagu peadirektor, ning proovige luua oma isiklikku õitsengut või panna ülejäänud faksimiil kontorisse (GSDOU, GOST R 6.30 2003 ja metoodilised soovitused föderaalsete täitevorganite kontoritöö juhiste väljatöötamiseks nõue, et üksikasjade “ allkiri" peab sisaldama isiklikku allkirja. Ja see võib olla käsitsi kirjutatud, elektrooniline või faksi teel. Teie otsustada, kas lisada tellimusele faksiimile. Pangem vaid tähele, et faksi kasutamine organisatsioon peab olema ette nähtud organisatsiooniliste ja haldusdokumentidega ning isegi kui otsustate faksi tellida, hinnake kõiki riske, millega teie organisatsioon kokku puutub, kui on vaja sellise dokumendi seaduslikkust kohtus tõendada. Muide, kui allkirjastatakse dokument, mis saadetakse kolmandale osapoolele, siis selleks, et see oleks õiguslikult kehtiv, tuleb koostada ka pooltevaheline leping selliste dokumentide allkirjastamise lubatavuse kohta. ;
• nad muudavad allakirjutajat, lisades samal ajal kaldkriipsu, eessõna "for" või tuttava lühendi "i.o". enne peadirektor Ivanovi ametikoha nimetust, siis teine ​​isik (näiteks Komarov) paneb oma isikliku õitsengu ja märgib oma initsiaalid oma perekonnanimega (vt näited 8 ja 9). Ükski neist valikutest on vale, kui teistel isikutel ei ole peadirektori asemel volitust dokumente allkirjastada.

Näide 8

Ahenda saadet

Näide 9

Vale kujundusvalik atribuudi "signatuur" jaoks

Ahenda saadet

Näide 10

Vale kujundusvalik atribuudi "signatuur" jaoks

Ahenda saadet

Näide 11

Vale kujundusvalik atribuudi "signatuur" jaoks

Ahenda saadet

Juhtub ka seda, et dokumendi kavand on teise poole poolt juba allkirjastatud (näiteks leping) või korralduse kavand on läbinud pika ja keeruka kooskõlastusprotsessi, mille käigus kogutakse palju viisasid ning sellel dokumendil on atribuut "allkiri" . Puuduva tegevjuhi ametikoht on juba sisse kirjutatud. Kas sellele konkreetsele paberile on võimalik kuidagi alla kirjutada ilma teist dokumenti loomata, kui teisel kohaloleval ametnikul on õigus sellele alla kirjutada? Vaatame saadaolevaid soovitusi:

Dokumendi fragment

Ahenda saadet

GSDOU (kinnitatud NSVL Peaarhiivi juhatuse poolt 27.04.88, NSVL Peaarhiivi korraldus 25.05.88 nr 33)

Kui ametnik, kelle allkiri dokumendi eelnõule on koostatud, puudub, kirjutab dokumendile alla tema ülesandeid täitev isik või tema asendaja. Sel juhul tuleb märkida dokumendile alla kirjutanud isiku tegelik ametikoht ja tema perekonnanimi (parandusi võib teha tindiga või masinakirjas, näiteks: “tegevtäitja”, “asetäitja”). Dokumentidele ei ole lubatud alla kirjutada eessõnaga “poolt” ega kaldkriipsuga ametinimetuse ees.

GOST R 6.30-2003 ei sisalda selgitusi selle kohta, kuidas peadirektori äraolekul vormistatakse dokumendi projektile atribuut "allkiri", kui tema allkiri on juba ette valmistatud. Märgitakse vaid, et dokumendile võib alla kirjutada kohusetäitja, märkides ära oma tegeliku ametikoha ja perekonnanime. Sel juhul ei ole lubatud panna eessõna “Eest”, käsitsi kirjutatud pealdis “Asetäitja”. või kaldkriips enne ametinimetust.

Saame juhinduda ainult Riigieelarvelise Õppeasutuse soovitustest (terviklikult - „Juhtimise dokumentatsiooni toetamise riiklik süsteem. Põhisätted. Üldnõuded dokumentidele ja dokumentatsiooni tugiteenustele“) ja Metoodilistest soovitustest büroojuhiste väljatöötamiseks. töö föderaalsetes täitevvõimudes.

Dokumendi fragment

Ahenda saadet

Dokumentidele ei ole lubatud alla kirjutada eessõnaga “Eest” ega kaldkriipsuga ametinimetuse ees. Kui dokumendi kavandil pole ametnikku, kelle allkiri on, kirjutab dokumendile alla juhataja asetäitja, kellel on juhataja eest dokumentidele allkirjaõigus, või mõni muu allkirjaõigust omav ametnik vastavalt jaotamise korraldusele. tööülesannete kohta ning dokumendile allakirjutanud isiku tegelik ametikoht ja perekonnanimi. Koostatud dokumendis võib parandusi teha dokumendile allakirjutanud isik.

Isiku poolt dokumendile alla kirjutades vormistatakse vastavalt ajutiselt äraoleva juhi korraldusele (puhkus, haigus, lähetus) allkiri järgmiselt:

või

Kuid selleks, et muuta ülaltoodud nõuded just teie organisatsiooni jaoks normatiivseks, peavad need olema kirjas ka teie organisatsiooni kontorihaldusjuhistes. Soovitatav on juhendile lisada selge näide allkirja kujundamisest vaadeldaval juhul:

Selles näites on järelsõna "I.o." enne fraasi "peadirektor" ja täisnimi. korraldusele tegelikult alla kirjutanud isik (“A.K. Murashkin”) võib seda teha käsitsi või masinakirjaga, kui see on tehniliselt võimalik.

Teine võimalus on märkida positsioon järelsõnaga "Asetäitja". enne fraasi "peadirektor" - on võimalik, kui asetäitjal on õigus sellistele dokumentidele alla kirjutada.

Igal juhul tuleks enne nende disaini peensuste kajastamist kontorihaldusjuhistes kokku leppida, sealhulgas organisatsiooni juhiga. Argumentidena võite tuua tsitaate käesolevas artiklis kogutud dokumentidest. Ühtlasi hoiatan büroohaldusteenuste töötajaid kuritarvituste eest “allkirja” rekvisiidi registreerimisel, s.o. minimeerida "järelkirju". Ja kindlasti peate positsiooni ees loobuma kaldkriipsust ja eessõnast "poolt", kuna sellised kujundusvalikud on ekslikud ja panevad teid kahtlema "sellise raskusega allkirjastatud" dokumendi juriidilises kehtivuses.

Joonealused märkused

Ahenda saadet

Ettevõtte direktor ja pearaamatupidaja allkirjastavad iga päev tohutul hulgal erinevat dokumentatsiooni (esmadokumendid, finantspaberid, saatedokumendid, aktid, arved, arved, lepingud ja muud).

Tavaliselt väljastatakse tellimus suurtes ja keskmise suurusega ettevõtetes juhi pikaks ajaks äraolekuks ja ka ülemuse viisat nõudvate paberite tohutu hulga olemasolu tõttu.

Õiguste andmise kord

Alustuseks peaks direktor otsustama töötajate valiku üle, kelle tegevus on tihedalt seotud ettevõtte dokumentatsiooniga.

Volitatud isikute nimekirja, kellele antakse üle esmaste dokumentide, arvete, aktide, arvete allkirjastamise õigus, kinnitab otse juhataja ise.

Sageli toimub taotlejate valik pearaamatupidaja osalusel. Ettevõtte juht võib personali pearaamatupidaja ametikoha puudumisel tegutseda volitatud isikuna.

Sel juhul allkirjastab direktor ettevõtte dokumentatsiooni kaks korda (enda ja raamatupidaja jaoks), mis nõuab topeltallkirja õiguse kohustuslikku registreerimist ettevõtte sisekorras.

Registreerimise kord

Seadusandlik raamistik

Üldtunnustatud reegli kohaselt peab korralduse preambul sisaldama põhjendust. Sel juhul on selleks 6. detsembri 2011. aasta föderaalseadus nr 402, nimelt artiklid 7 ja 9. Korralduses on viide seadusele või fraas "Selleks, et tagada kehtivate õigusaktide eeskirjade järgimine".

Koostamine

Tellimus väljastatakse ettevõtte kirjaplangil 1 eksemplaris ja sisaldab järgmist teavet:

• vormi nimi;
• seerianumber, kuupäev, asukoht;
• eesmärk (tööprotsessi optimeerimine, juhi lähetus);
• Direktori nimel allkirja andva spetsialisti täisnimi ja ametikoht;
• dokumentide loetelu (arved, tehtud tööde tõendid, arved jne);
• õiguste andmise tähtaeg.

Valmis korralduse eelnõu esmaste paberite allkirjastamise õiguse üleandmiseks kinnitab direktor. Töötajate volitamise tähtaeg on iga ettevõtte puhul individuaalne. Kehtivusaeg on 1 veerand kuni piiramatu tähtajatu.

Volitatud isikute allkirjad (näidised) saab vormistada tellimuse lisana eraldi lehel.

Ankeedil peab olema dokumendis märgitud spetsialistide tutvustav allkiri.

Ettevõtte sisedokumentatsiooniga seotud tellimusel pitsati olemasolu sõltub täitja valikust. Organisatsioonide tegevuses pitsati kasutamise range nõue tühistati 2016. aastal.

Faksi või tellimus?

Hoopis lihtsam on teha templit ja mitte väljastada tellimust. Aga faksi kasutatakse seadusega reguleeritud juhtudel või lepingupoolte nõusolekul.

Raamatupidamis- ja maksudokumendid nõuavad direktori ja pearaamatupidaja "elavaid" autogramme.

Faksiallkirjaga esmane dokumentatsioon võib maksuinspektori kontrolli ajal põhjustada soovimatuid märkusi. Arve väljastamisel on rangelt keelatud allkirja asemel templi omamine.

Haldusdokumentide koostamine fikseeritakse organisatsiooni põhikirjas või eeskirjades. Allkirjaõiguste üleandmine teisele töötajale fikseeritakse korraldusega. Väiksemate ülesannete lahendamiseks piisab ettenähtud volitustega volikirja andmisest.

Mida on parem väljastada - korraldus või volikiri?

• Volikiri - antakse organisatsiooni töötajatele või kolmandast isikust spetsialistile, kui see on vajalik kõrvalises piirkonnas asuva ettevõtte nimel dokumentide allkirjastamiseks. Näitena võib tuua volikirja, mis antakse kauba kättesaamiseks tarnejuhile või pangapaberite jaoks raamatupidamistöötajale.
• Tellimus väljastatakse ainult ettevõtte töötajatele, allkirjastatakse ainult ettevõttesisesed paberid.

Laadige näidis alla

Esmadokumentide allkirjastamise õiguse korraldus - näidis -

Kõigil organisatsiooni nimel olevatel dokumentidel on õigus allkirjastada selle juht. Seda üldreeglit teab ilmselt iga raamatupidaja. Siiski ei ole alati soovitatav kulutada juhi aega iga ametliku dokumendi allkirjastamisele. Dokumentide liikumine ettevõtetes võib ju ulatuda märkimisväärsete mahtudeni. Lisaks võib juht minna puhkusele, haigestuda, komandeeringusse minna jne. Kõigis neis olukordades muutub vajalikuks allkirjaõiguse delegeerimine. Selle toimingu lõpuleviimise protseduur sõltub sellest, mille allkirjastamine kolmandale osapoolele täpselt on usaldatud. Täna peatume üksikasjalikult tsiviillepingute ja personalidokumentatsiooni allkirjastamise õiguse üleandmise reeglitel. Ja selle sarja järgmine artikkel on pühendatud maksude, raamatupidamisaruannete ja nendega seotud dokumentide allkirjastamise küsimustele.

Tsiviillepingute allkirjastamine

Alustame kõige lihtsamast võimalusest – erinevate tsiviillepingute sõlmimisest. Siin kehtib täielikult üldreegel, et ettevõtte nimel sõlmitavale lepingule kirjutab alla selle direktor (Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikkel 2). Kuid samas võib direktor selle õiguse delegeerida ükskõik millisele teisele isikule. Selleks piisab organisatsiooni nimel vastava volikirja väljaandmisest (Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikkel). Pange tähele, et volikirja saab koostada mitte ainult organisatsiooni töötajale, vaid ka isikule, kes ei kuulu organisatsiooni töötajate hulka ja kellel pole isegi tsiviillepingut. Veelgi enam, volikirja saab väljastada ka juriidilisele isikule. Sel juhul saab ettevõtte nimel tegutseda volitatud ettevõtte juht või tema poolt määratud isik (ka volikirja alusel).

Lepingute sõlmimise volikirja koostamise üldreeglid on toodud tsiviilseadustiku artiklis 185.1 (pange tähele, et samad sätted kehtivad ka enamiku muude eesmärkide, näiteks maksustamise eesmärgil, volikirjade koostamisel).

Seega väljastatakse juriidilise isiku nimel volikiri lihtsas kirjalikus vormis (välja arvatud juhud, kui volitused antakse üle notariaalset tõestamist nõudva tehingu sooritamiseks või erinevate registreeritud kinnisvaraga seotud dokumentide allkirjastamiseks - sellistel juhtudel volikiri peab olema notari poolt kinnitatud). Ühtsed volikirja vormid puuduvad. See tähendab, et ettevõte saab vajalikud näidised ise välja töötada. Neid ei pea kinnitama ühegi sisemise haldusdokumendiga. Seda seletatakse asjaoluga, et volikiri ei ole esmane raamatupidamisdokument, kuna see ei kinnita ühtegi majandustehingut. Seega on ettevõttel vajadusel alati võimalik volikirja vormi kiiresti täiendada või muuta.

Volikirja kohustuslikest andmetest nimetab Vene Föderatsiooni tsiviilseadustik ainult organisatsiooni juhi allkirja ja dokumendi väljaandmise kuupäeva (tsiviilseadustiku artikli 185.1 punkt 4 ja artikli punkt 1). Vene Föderatsioonist). Volikirja kehtivusaeg, volitatud isiku allkirjanäidis ega volituste üleandmise alus ei ole kohustuslikud andmed, kuid need võivad sisalduda dokumendi tekstis, kui käsundiandja seda vajalikuks peab.

Volikirja üldsätetest tuleneb, et see peab sisaldama delegeeritud volituste olemust, samuti volitatud isiku ja volikirja andnud isiku andmeid. Praktikas näidatakse juriidilise isiku (nii käsundiandja kui ka volitatud isiku) tuvastamiseks volikirjas selle organisatsiooniline ja õiguslik vorm, ettevõtte nimi, OGRN ja maksumaksja identifitseerimisnumber. Ja isiku tuvastamiseks usaldusisikuna - tema perekonnanimi, eesnimi ja isanimi (täielikult), sünniaeg ja -koht, elukoht, samuti passi andmed (seeria, number, väljaandmise kuupäev ja osakonna andmed kes dokumendi väljastas (nimi ja number)) . Sellest tulenevalt hakkab volikiri kehtima ainult volitatud isiku passi esitamisel (mis, muide, sisaldab ka allkirja näidist - mistõttu seda volikirjas ei nõuta).

Lisaks võib volikirjas näidata selle kehtivusaega. Kui seda ei tehta, kehtib see täpselt üks aasta alates väljaandmise kuupäevast (Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikli 1 punkt 1). Pange tähele, et volikirjas võib määrata absoluutselt igasuguse perioodi: õigusaktid ei näe ette ei miinimum- ega maksimumväärtusi. Samas on sündmuse vormis (näiteks kauba kättesaamine või lepingu sõlmimine) võimatu volikirja tähtaega kindlaks määrata, kuna selline lähenemine on vastuolus volikirja artikli üldreeglitega. Vene Föderatsiooni tsiviilseadustik. See artikkel võimaldab määrata perioodi, näidates ära ainult sündmuse, mis peab vältimatult toimuma, st see ei saa sõltuda poolte tahtest ja tegevusest (Venemaa Ülem Arbitraažikohtu presiidiumi teabekirja punkt 4 Föderatsioon 11. jaanuaril 2002 nr 66).

Teeme kokkuvõtte. Tsiviildokumentide allkirjastamise õiguse organisatsiooni nimel saab üle anda igale isikule. Üleminek vormistatakse kirjaliku volikirjaga, millele on alla kirjutanud organisatsiooni juht. Sellel dokumendil puudub ühtne vorm. Organisatsioon määrab volikirja kehtivusaja iseseisvalt, lähtudes konkreetsetest asjaoludest.

Personalidokumentatsiooni allkirjastamine

Tööseadustik ei sisalda otseseid reegleid, mis reguleeriksid organisatsiooni juhi töölepingute ja muude personalidokumentide allkirjastamise volituste üleandmist teistele isikutele, kuid selles on korduvalt mainitud just sellise üleandmise võimalust. Seega määrab Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel, et tööandja õigusi ja kohustusi töösuhetes võivad muu hulgas teostada volitatud isikud. Samas öeldakse, et selliste isikute volitused vormistatakse organisatsiooni asutamisdokumentide ja kohalike eeskirjadega kehtestatud viisil. Ja Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklis märgitakse, et üks töölepingu kohustuslikest tingimustest on teave töölepingu allkirjastanud tööandja esindaja kohta ja selle kohta, mille alusel sellele esindajale antakse vastavad volitused. See artikkel ei sisalda aga volituste delegeerimise menetluse täpsustamist.

Võimalus allkirjastada korraldusi ja muid kohalikke personaliküsimusi käsitlevaid määrusi mitte ainult organisatsiooni juhi, vaid ka mõne muu volitatud isiku poolt on näidatud ka põhimäärusega, mis reguleerib esmaste personaliarvestuse täitmise korda. Näiteks tööjõu ja selle maksmise arvestuse raamatupidamise esmase dokumentatsiooni vormide kasutamise ja täitmise juhendis (kinnitatud Venemaa riikliku statistikakomitee 01.05.2004 resolutsiooniga nr 1; edaspidi: Ühtsete vormide täitmise juhend) öeldakse, et tööle asumise korraldusele (vorm nr T-1) saab alla kirjutada mitte ainult juhataja, vaid ka volitatud isik. Samas ei sätesta käesolev Juhend, kuidas vormistada sellise isiku volitusi ja milliseid muudatusi tuleb teha vormil nr T-1, kui sellele on alla kirjutanud volitatud isik.

Kahjuks ei vastanud ka Vene Föderatsiooni Ülemkohtu pleenum oma 17. märtsi 2004. a resolutsioonis nr 2 „Vene Föderatsiooni tööseadustiku Vene Föderatsiooni kohtute taotluse kohta“ kuidas vormistada personalidokumentide allkirjastamise õiguse delegeerimine. Käesoleva otsuse punktis 12 on vaid öeldud, et tööandja esindaja on isik, kellel on juriidilise isiku asutamisdokumentide või kohalike eeskirjade kohaselt või temaga sõlmitud töölepingu alusel vastavad volitused. Teisisõnu, personalidokumentide allkirjastamise õiguse üleandmiseks on vaja sellise üleandmise kord ette näha organisatsiooni kohalikus normatiivaktis või teha vastav punkt volitatud isikuga sõlmitud töölepingusse. Vene Föderatsiooni Ülemkohtu kohtunikud aga ei täpsustanud, milliste konkreetsete dokumentidega saab kinnitada juhi volituste ajutist üleandmist ja eelkõige seda, kas volitatud isikule on vaja väljastada volikiri. .

Formaalset alust volikirja andmiseks antud juhul ei ole, kuna tööseadusandlus sellist nõuet ei sisalda. Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikli sätted, mille kohaselt antakse juhi volituste delegeerimiseks volikiri, ei ole personalidokumentide allkirjastamise volituste üleandmisel kohustuslikud. Tõepoolest, Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli sätete kohaselt reguleerivad töösuhteid tööseadustik, mis koosneb tööseadustikust, muudest föderaalseadustest ja Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste seadustest, mis sisaldavad tööõiguse norme. . See tähendab, et tsiviil- (ja mitte töö-)õiguse norme sisaldav tsiviilseadustik ei ole töösuhteid reguleeriv normatiivne õigusakt.

Samas ei tunnista kohtud alati, et juhi personalidokumentide allkirjastamise volituste üleandmiseks piisab vastava kohaliku normatiivakti (näiteks korralduse) andmisest. Sageli nõuavad vahekohtunikud, et antud juhul väljastatakse volitatud isikule täiendav volikiri (vt Moskva rajooni föderaalse monopolivastase teenistuse resolutsioon 01.09.04 nr KG-A41/10211-03). Kuigi mõnikord õnnestub organisatsioonidel siiski kohtus kaitsta personaliotsuseid, mille on teinud volitatud isik, kes tegutses ainult korralduse alusel (vt Ida-Siberi ringkonna föderaalse monopolivastase teenistuse 12. märtsi 2009. aasta resolutsioon nr A19-7218/07 -57-5-52-F02- 826/09).

Teeme järelduse. Selleks, et vältida volitatud isiku tehtud personaliotsuste vaidlustamist ja ebaseaduslikuks tunnistamist, on parem anda talle volikiri. Pealegi ei ole see seadusega vastuolus. On ju selge, et volitatud isik ei tegutse töölepingute, kohalike aktide ja muude personalidokumentide allkirjastamisel enda nimel, vaid esindab tööd andva organisatsiooni huve. Ja juriidilise isiku huvide kolmandate isikute ees esindamise küsimuse seadusandliku reguleerimise sätestavad ainult tsiviilseadustiku normid. Seetõttu, kui organisatsioon otsustab riskide vältimiseks väljastada personalidokumentide allkirjastamiseks volikirja, tuleb selle koostamisel arvestada Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku sätetega, mis käsitlevad volitust. advokaat.

Volitatud isikule antud volikirjas on vaja täpselt näidata, milliseid toiminguid “personaliosakonnas” organisatsiooni nimel tal on õigus teha, ja kehtestada volituste tähtaeg. Samuti on soovitatav märkida, et volitatud isik tegutseb organisatsiooni nimel mitte üksikisikuna, vaid organisatsiooni teatud ametikohal töötava töötajana. See ei võimalda tal vallandamise korral antud õigusi kuritarvitada ning piirab ka volikirja ulatust organisatsiooni "territooriumiga", kuna tema volituste kinnitamiseks on vaja teavet ettevõtte personalitabelist. .

Volikirja sõnastus võib sel juhul olla järgmine:

Piiratud vastutusega äriühing "Lazurit-FS", mida esindab direktor Dmitri Anatoljevitš Nikolaev, tegutseb harta alusel, volitab Ivan Dmitrijevitš Petrovit (märkige passiandmed, sünniaeg ja -koht, elukoht jne), kes töötab ametikohal osakonnajuhataja, selle volikirjaga piiratud vastutusega äriühingu "Lazurit-FS" töötajad...

Teeme kokkuvõtte. Tööseadusandlus näeb ette võimaluse anda juhi volitused allkirjastada personalidokumente kolmandatele isikutele. Samal ajal ei anna Vene Föderatsiooni töökoodeks selget vastust küsimusele, kuidas vormistada organisatsiooni juhi volituste delegeerimine, nõudes vaid, et sellise delegeerimise kord oleks fikseeritud kohalikes määrustes või asutamisdokumendid. Kohtupraktika nõuab sageli volikirja täiendavat vormistamist.

Kuna vaadeldavas olukorras volitatud isik esindab juriidilise isiku huve ja sellise esindamise registreerimise kord on fikseeritud tsiviilseadustikus, siis personalidokumentide allkirjastamise volituse delegeerimise korral vormistatakse volikiri. üles vastavalt käesolevas koodeksis sätestatud reeglitele.

Kuidas vormistatakse volitatud isiku allkiri?

Eraldi peatume volitatud isiku poolt kinnitatud dokumentide vormistamise iseärasustel.

Kui esindaja tegutseb volikirja alusel, vormistatakse tsiviilõigusliku lepingu “pea” järgmiselt. Lepingu pooleks märgitakse põhiorganisatsioon ja seejärel nähakse ette, et tema nimel tegutseb volikirja alusel esindaja. Sel juhul kantakse volikirja andmed (kuupäev, number, kui see on olemas) lepingu teksti. Lepingus ei tohi olla märgitud täpseid andmeid volitatud isiku kohta (sünniaeg, sünnikoht, elukoht jne). Kuid mõnikord on parem seda teha. Näiteks kui räägime suurtehingutest või registreerimisele kuuluvatest kinnisvaratehingutest. Teave volitatud isiku kohta sõlmitakse lepingusse rangelt vastavalt sellele, kuidas see on volikirjas märgitud.

Usaldusisiku poolt organisatsiooni nimel sõlmitud lepingu päis võib välja näha järgmine:

Piiratud vastutusega äriühing "Lazurit-FS", mida esindab Dmitri Anatoljevitš Nikolajev (vajadusel märkida passiandmed, sünniaeg ja -koht jne), tegutsedes 16.09.2016 volikirja alusel...

Mõnevõrra erinevalt vormistatakse esindus, kui volitatud isik kirjutab esindatava nimel alla ühepoolsetele dokumentidele, näiteks avaldustele, pretensioonidele vms. Sellises olukorras kirjutatakse otse allkirja juurde märge “volitatud esindaja” ja kuvatakse volikirja andmed.

Mis puutub personalidokumentatsiooni, siis ka siin sõltub volitatud esindaja allkirjastamise kord dokumendi liigist. Seega kasutatakse töölepingute koostamisel täpselt sama lähenemist, mis tsiviilõiguslike lepingute vormistamisel. See tähendab, et töölepingu päises on märgitud, et selle on sõlminud juriidiline isik, kelle nimel tegutseb volitatud esindaja. Ja selleks, et volitatud isik saaks allkirjastada muid personalidokumente (näiteks korraldusi), saate väljastatud dokumendi atribuudis "allkiri" teha asjakohaseid muudatusi. See tähendab, et sellises korralduses näidatakse mitte "organisatsiooni juht", vaid "volitatud isik" ja lisatakse ka väljad, mis kajastavad volikirja üksikasju.

Kuid võite minna ka teist teed. Nagu juba märgitud, näevad ühtsete vormide täitmise juhendid otseselt ette võimaluse sellistele vormidele alla kirjutada mitte juhataja, vaid volitatud isiku poolt. Kuid samal ajal pole juhistes reservatsioone, et sel juhul on vaja muuta vormi enda atribuuti "allkiri". Seetõttu võime teha järgmise järelduse: volitatud isikul on õigus panna juhataja allkirja asemel vastavasse veergu oma allkiri. See tähendab, et vormis pole vaja muudatusi teha. Ja allakirjutanu volitused vajadusel (töötaja, tööinspektsiooni, kohtu vms nõudmisel) kinnitatakse korralduse ja volikirjaga.